第4回班長会議議事録
日時:令和6年9月15日(日) 午前10時
場所:茶山台地域会館2F
出席者:役員6名、班長13名 *1名都合により欠席
連絡事項
1)泉ヶ丘公園ほか整備工事 工期延長 (堺市 公園緑地整備課)
第1期は8月末終了予定であったが、文化財の発見による保全措置の為、10月末までに延長
2)11/16(土)茶山台防災Day 「秋マルシェ&防災Dayキャンプ」
災害に備える知識とスキルを身に付けるための避難所開設などの体験を通じて、防災意識の向上と地区防災計画策定を目指す
夏祭りの代替イベントとして、防災をテーマとしたマルシェ(出店)を募り実施する
「マンホールトイレ」「すいちゃんのビックリじゃぐち」 設置体験を実施する
「防災ミニ運動会」を実施する(桃山学院大学ビジネスデザイン学科の学生企画)
3)11/10(日)南区ふれあいまつり(西原公園)
茶山台校区より「たまごせんべい」出店予定 (昨年も大盛況) 応援歓迎です!
※もしも衆院選が当日に被った場合は 12/1(日)に延期
4)10/14(祝)堺市民オリンピック
(茶山台から陸上競技、ソフトボール、バレーボール出場)
陸上競技の引率少なく応援求む!(チャーターバス、弁当、お茶のご用意有り)
詳しくは役員、班長まで
5)9/22(日)公園愛護清掃 茶山公園 9:00am
→雨天予報の為中止します!
6)9/16(祝)敬老の日の催し 地域会館にて(校区福祉主催)
会食/記念品贈呈
3丁西部からは 23名の方が記念品にお申込み
7)敬老の日のお祝い金 (金3,000円也)(3丁西部自治会事業)
7名(喜寿2名、米寿4名、白寿1名)に贈呈済み
ご長寿のお慶びを申し上げます。
今後もご健康で明るくお過ごしくださいますようお祈りいたします。
1 集金業務の負担軽減(自治会費を口座振替(引き落し)に対応)
内容: 自治会費の集金をこれまでの現金集金方法を残し、あらたに「口座振替(引き落し)」の支払い方法を希望者が選択出来るようにする
◆スケジュール(予定)
9月 :予備アンケート(今回)・・・ ”おおよその” 希望者数の把握
12月 :口座振替申込書の配布
2月末:口座振替申込の締切(希望者)
4月 :会費の口座振替(引き落とし)実行
>質問
・「まだ決めていない」方は個別ヒアリングが必要か?
➡ 必要に応じて検討する。 実際の申し込みは、2月末(仮予定)までの申込書提出をもって締切とする
・会員死去後などに引き落しされてしまわないか?
➡ 死亡届出後は口座凍結により引き落しは発生しない
役所への届け出で銀行口座は凍結さない(9/22 訂正)
➡ 口座凍結には親族から銀行へ届出が必要(9/22 訂正)
➡ 無届での転居や長期留守時に、本来徴収すべきでない会費の口座振替が実行される可能性は少ないが0ではない。この場合は本人、ご家族への返金を前提とし対応する
・ゆうちょ銀行の口座でも口座振替(引き落し)の申し込みは出来るか?
➡ 出来る。 ただしお持ちの口座が「総合口座」ではなく「振替口座」では出来ない
非会員の防犯灯費を会費と同額の 3,000円(現 2,000円)に増額する案について
・“防犯灯維持管理費” の定義を見直す ”自治共益費” などへ
・徴収金額を会費と同額にする
・従来の会員・非会員に関わらず、自治会役員、班長の任命強制、行事動員などは一切ない事を再度周知する
➡ 金額統一により、口座振替も含めた集金業務の効率化が期待出来る
➡ 次年度からの金額統一を目指して議論をより深める
2 回覧のデジタル化
・7月回覧より、全回覧物のデジタル対応(Webへ掲載)を実施した
・一部の班ではデジタル回覧(紙回覧が不要)の希望アンケートを実施済み
・10月以降にデジタル回覧の希望申し込みを、LINEやWebフォームにて受付開始
・早ければ、1月より紙回覧の不要宅を省略した新たな回覧ルートで回覧を実施
・全戸配布物などがある場合などの、お届け手順については今後の検討課題
3 簡易防災訓練(安否確認のみ)について
・“無事ですタオル” を制作し全住民さまへ配布します。
・11/16(土)茶山台防災Day の朝9時に、玄関先やベランダなど道路から見える場所にタオルをかけ、安否確認の訓練として実施する
・制作予算10万円弱 ・・・ 非会員へも配布し、訓練参加を勧め自治会への加入に繋げる
・備蓄品の「防災非常トイレ」もタオルと同時に配布する方向で調整
4 慶弔の広報手順と制度について
弔事(訃報)
・8月19日の訃報の再に、即時の広報が、お住まいの班の会員、および役員、班長までに留まった事に関して、改めて今後の広報手順を確認した
・訃報広報の有無は、ご遺族の希望を前提とする(希望されない場合は訃報広報しない)
・通夜、告別式前の場合は、予め用意した訃報の至急配布書式を元に役員にて作成、印刷し、全班長へ配布。班長は全会員宅へ配布するものとする
・当日の役員、班長の都合によっては、別の人員がフォローして進める
・通夜、告別式後の場合は、後日、自治会回覧にて訃報を広報する
・デジタル広報としてはLINE公式にて、即時に広報する
慶事(敬老のお祝い金の該当者の広報について)
・制度の意義を再定義したい
・今年は人数のみの広報とする
・来期は開示希望を確認したい
その他)
11月 班長会議は11/17へ日程変更、または休会の可能性あり(追ってご案内します)
12月 班長会議は1階会議室へ変更
次回 第5回班長会議
日時:令和6年10月13日(日) 午前10時より
場所:茶山台地域会館2F